お礼の手紙@書き方とマナー、送る時期


お世話になった職場・取引先へのお礼、贈答金品をいただいたお礼、送別会を開いてもらったお礼など、退職に際して送るお礼の内容はさまざまです。

いずれにしてもお礼の手紙は送る時期を逃さないことが大事です。遅れてしまった場合もお詫びの一文を書いて必ず送るようにしましょう。

お世話になったお礼(退職の挨拶)

退職の挨拶状は、退職日・退職理由・これまでお世話になったことへのお礼に加え、今後の活動予定や抱負・これからも変わらずお付き合いを願う言葉などを書き添えて、退職後~1ヶ月くらいの間に送ります。

お世話になった職場や取引先へお礼の手紙を書くときは、在職中のエピソードを交えてお礼の内容を具体的に述べることでより深く感謝を伝えることが出来ますが、長々と思い出話を書き連ねてまとまりのない文章にならないよう注意しましょう。

就職する際に斡旋を受けたにも関わらず短期間で中途退職するような場合は、斡旋してくれた人に対しても挨拶状を出し、必ず退職理由を明確にしてお詫びの言葉を書き添えます。

また、就職時や在職中、特にお世話になった人や助言をくれた人に対しては、退職が決まった段階で早めに知らせるのが礼儀です。

転居の予定がある場合には、連絡が取れる新住所の記載も忘れずにしましょう。

贈答金品をいただいたお礼

祝い金や贈答品をいただいた際のお礼の手紙は、できるだけ早く(その日のうちか遅くても2~3日以内に)送ることがマナーです。

贈り物への感想を具体的に書いたり、現金や商品券をいただいた場合はその使い道を述べるなどして、喜びと感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

贈答金品へのお礼だけでなく、身内や友人であれば日頃からお世話になっているお礼を、仕事でお付き合いのあった相手には在職中にお世話になったお礼も忘れずに書いて、今後のお付き合いを願う言葉を書き添えます。

お礼状の基本構成

目上の人や改まった相手へ・・・縦書きにする

親しい相手へ・・・縦書き、横書き、どちらでも良い

頭語
 ↓
時候の挨拶、安否を尋ねる挨拶
 ↓
お世話になったお礼・感謝の言葉、贈り物へのお礼・感想など
 ↓
今後の計画、抱負
 ↓
今後の活躍、健康、会社の発展を祈る言葉(結びの挨拶)
 ↓
結語
 ↓
日付、署名

※親しい相手への手紙は「頭語」「結語」を省略し、頭語のかわりに相手の名前を書いても良い
 (○○様、○○さんへ など)
※頭語が「前略」のときは、時候の挨拶を省く

お礼状の文例はこちら

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